Hybride werken als de nieuwe norm
Na een periode van twee jaar waarin we meerdere lockdowns hebben gehad en thuiswerken steeds meer de norm werd, is de samenleving weer open. Dit roept bij veel bedrijven de vraag op wat ze, met het oog op de toekomst, willen gaan doen met het hybride werken (gedeeltelijk thuis en op kantoor werken). Wij denken graag met je mee en kijken in dit artikel alvast vooruit naar hoe hybride werken de eventuele norm kan worden binnen je organisatie.
Pluspunten hybride werken
Vooral in het begin heeft hybride werken om de nodige aanpassingen gevraagd, maar zodra deze vorm van werken eenmaal was geïmplementeerd, gingen werkgevers en werknemers hier zeker de voordelen van inzien. We hebben enkele belangrijke voordelen van hybride werken op een rij gezet.
- Medewerkers voelen zich gelukkiger
Er is nog nooit iemand gelukkig geworden van het eindeloos overstappen van de ene trein/bus naar de andere of het wederom aanschuiven in een (kijkers)file. Als jij je medewerkers de vrijheid geeft om enkele dagen thuis te werken, creëer je voor hen kostbare adempauzes. Je gunt ze meer ontspannen werkdagen in hun vertrouwde omgeving, waarbij ze bij wijze van spreken zo uit het bed kunnen rollen en ook meteen achter hun bureau kunnen kruipen. Het gehaaste gedoe in de ochtend is daarmee verleden tijd, waardoor je extra vrije tijd creëert voor je werknemers. Een automatisch gevolg hiervan is dat er een nog betere balans komt op werk- en privévlak. Dat voordeel werkt ook als een magneet voor toekomstige medewerkers.
- Dalende bedrijfskosten
Doordat je medewerkers de gelegenheid biedt om vanuit thuis te kunnen werken, zou je eventueel kunnen toewerken naar minder vierkante meters kantoor(ruimte) en minder reisbewegingen. Daardoor bespaar je op de huur en facilitaire kosten. Daartegenover staat weliswaar een investering in het goed faciliteren van andere (werk)functionaliteiten op kantoor, de thuiswerkomgeving, de (thuis)werkplek en de connectiviteit. Volgens een onderzoek van BNR, dat cijfers opvroeg bij salarisadministratiebedrijf Loket.nl, komt het er echter op neer dat deze maatregelen zorgen voor een besparing van 10 procent op de bedrijfskosten.
- Vertrouwensband groeit
Een medewerker vindt het belangrijk om een goede band te hebben met zijn werkgever. Zo’n vertrouwensband valt of staat met respect en vertrouwen. Het hybride werkmodel is voor jou als werkgever de ultieme tool om aan je werknemers te laten zien dat jij het niet belangrijk vindt om micromanagement toe te passen. Je vertrouwt er gewoon op dat het werk hoe dan ook goed wordt uitgevoerd. Dit zorgt alleen maar voor een nog sterkere band tussen jou en je medewerkers.
- Stijgende productiviteit
Meer gelukkige medewerkers én een sterkere vertrouwensband hebben een positief effect op de productiviteit. Er is echter nog een belangrijk aspect dat ervoor zorgt dat je als team beter (samen)werkt: rust. Het is nu eenmaal zo dat medewerkers op kantoor te maken hebben met diverse prikkels. Wat te denken van rinkelende telefoons, keuvelende collega’s of een medewerker die net iets te hard de radio aan heeft staan... Allemaal impulsen die voor afleiding zorgen bij je werknemers.
Wat kun jij als werkgever hierin betekenen?
Ook al is het voor je medewerkers ondertussen gangbaar om thuis aan de slag te gaan, je kunt niet van hen verwachten dat ze allemaal snel de overstap maken van het oude en traditionele werken naar het nieuwe, hybride werken. Daar is een taak weggelegd voor werkgevers. Ook daar zijn natuurlijk enkele handvatten voor die we met je willen delen.
- Eén centrale tool om te communiceren
Om van hybride werken een succes te maken, is een efficiënte communicatie tussen medewerkers onderling onmisbaar. Ook al werken je werknemers niet allemaal op dezelfde plek, je doet er als werkgever goed aan om één digitale plek aan te bieden die voor verbinding zorgt. Denk hierbij aan Google Meet, Microsoft Teams of zelfs een intranet. Ongeacht de keuze: stel één tool beschikbaar voor je medewerkers waarmee ze kunnen chatten, bellen en documenten kunnen inzien, delen en bewerken.
- Leg afspraken vast
Ook al wil jij je als werkgever niet verplichten om afspraken te maken met je medewerkers over vaste kantoordagen, is het toch nuttig om over andere zaken wél vaste afspraken te maken. Ben je er bijvoorbeeld een voorstander van dat presentaties face-to-face worden gegeven? Stel dan deze regel in. Daarnaast kan het voorkomen dat het fenomeen thuiswerken voor enkele functies binnen je organisatie geen optie is. Maak dan duidelijke afspraken over wie wel en wie niet thuis kan werken, maar leg bovenal uit waarom. Verwacht je van werknemers dat ze op een vast tijdstip op kantoor starten met hun werkzaamheden? Dan kun je voorstellen om deze tijden ook aan te houden als ze thuiswerken. Al met al: duidelijke afspraken en een bondige uitleg over het waarom maken goede collega’s en vermijden onduidelijkheden.
- Geef je kantoor een make-over
Het aloude kantoor zoals we dat kenden, is over the hill. Het is nu ontzettend belangrijk om een ruimte af te stemmen op de wensen en werkzaamheden van je medewerkers. Als ze thuis bijvoorbeeld een ergonomische bureaustoel hebben, is het verstandig om ook minimaal een exemplaar aan te schaffen voor op de werkvloer. Heb ook helder voor ogen hoe je het kantoor van de toekomst wilt vormgeven. Misschien is het overbodig om een grote ruimte te huren, maar vind je het een beter idee om voor een kleiner oppervlak te kiezen. Geef je kantoor de make-over waarvan jij als werkgever vindt dat je medewerkers die verdienen, uiteraard wel afgestemd op de werkzaamheden die er plaatsvinden en de verwachte bezetting.